När jag växte upp hade jag en kalender från sparbanken. Där la jag in det som hände i livet. I augusti kom höstens bioschema, så bara att lägga in. Väldigt enkelt. Oklart hur mamma gjorde.
Uppgraderade till en filofax vid något tillfälle.
När jag började jobba i december 2000 fick jag min första digitala kalender tror jag (minns inte att vi hade någon digtal när jag pluggade). På den tiden blandade jag jobb och privat rätt mycket. Vid något tillfälle rensade jag ut det privata och kör sen dess hård skillnad på jobb och privat (både kalender och mejl).
När det kom barn med i bilden och två vuxna som behövde koordinera sina liv, både privat och jobbmässigt började den riktiga utmaningen. Den har inte blivit enklare som frilansare med dragspelsupplägg, eller att jag vill ha flexibla dagar och inte vika hela dagar åt något uppdrag (mer än ibland). Lite för att kunna gå kurser, hantera familj och hund, och njuta av livet på olika sätt när möjligheter dyker upp.
Det finns några olika parametrar som är viktiga för mig.
- Vem som kan se en kalender är viktigt. Sällan vill man dela med vem som helst (inte ens den privata), och inom ett företag så kanske man inte vill att någon alls ska kunna dela sin kalender med någon utanför organisationen. Kanske vill man inte ens dela innehåll internt utan bara låta andra se att man är upptagen, men inte med vad. Finns lite olika filosofier där, och givetvis för- och nackdelar med alla.
- Vilken programvara som används kan även det spela roll (Google, Microsoft etc), även om det helt klart har blivit bättre. Privata kalendrar styr man ju över själv och kan dela med andra, men företagskalendrar inte så mycket. De kan man sällan dela, även om det är med sitt privata jag.
- Att skilja på att det är något bokat och vad som faktiskt är bokat. Att blocka sin kalender för att inte vara bokningsbar.
- Beroende på vem som tittar på en kalender så har man olika behov. Kanske vill någon boka tid med mig (på ett uppdrag), kanske vill någon i familjen se om jag är iväg eller hemma en viss dag (någon måste nämligen hela tiden vara hemma med vår hund).
Under åren har jag utvecklat lite olika system som jag tänkte beskriva här.
- Alla i familjen har en huvudkalender (finns ju per automatik när man har ett googlekonto) som vi har delat med varandra. Utöver det har vi lite extrakalendrar med egna teman, som tex mat (där lägger vi in matplaneringen).
- Som frilansare har jag ett specifikt googlekonto för det. Den är min huvudvy när det gäller jobbet. Jag ser till att managera min lediga, bokningsbara och uppbokade tid i den. Om någon vill boka tid med mig finns denna sida.
- När jag har längre/större uppdrag brukar jag få ett eget konto i deras it-lösning vilket alltid innebär en egen kalender. Givetvis är det den som de i den organisationen ska titta i när de vill boka ett möte med mig. Ibland (men oftast inte) når jag den kalendern via min dator hemma, eller telefonen men ofta bara via en specifik dator jag fått av dem.
- För att minimera risken att dubbelbokas har jag infört några rutiner.
- Jag har blockat en hel del tid i min huvudkalender (tex 8-9 varje dag, 11.30-14.00 över lunch, och hela fredagarna). I dessa bokningar bjuder jag in mina “uppdragsjag” vilket gör att jag även i uppdragskalendern ser bokad ut.
- Om jag får en bokning i en uppdragskalender dubbelkollar jag oftast min huvudkalender, och lägger sen in en bokning i den oxå och bjuder in andra uppdragsjag. Tack vare detta ser jag helheten i min huvudkalender, och jag är inte fri att boka i olika uppdragskalendrar.
- Jag jobbar mest remote (dvs hemifrån) men ibland åker jag iväg på saker och för att övriga familjen ska slippa se min (för dem) röriga jobbkalender lägger jag in att jag är iväg på uppdrag – då vet de att jag inte kan ansvara för hunden.
- Varje fredag förmiddag ser jag över kommande vecka och stämmer av mina bokningar. Dels att jag inte dubbelbokat mig, och dels om det är något jag måste förbereda (då har jag fredag em på mig oftast).
- Till allt detta har jag givetvis färgkoder så jag enkelt kan se vad bokningen gäller. Tex är blockad tid grå och kunderna har olika färger.
Det blir en del extrajobb såklart men jag har hittat snabba rutiner som istället ger mig mer kontroll över mina dagar. Eftersom jag blockar en del tid kan jag även oftast ta möten med både existerande och potentiella kunder med kort varsel om det är tidskritiskt.